Orienteringsskrivelse

Orienteringsskrivelsen holder lejeren opdateret

Som udlejer i København forventes du at informere lejeren skriftligt, når vigtige forhold ændrer sig – for eksempel hvis der sker ændringer i navn, e-mail eller telefonnummer på den daglige kontaktperson, eller hvis der er skift af administrator eller vicevært. En klar orienteringsskrivelse minimerer risikoen for misforståelser om husleje, vedligeholdelse, adgang til ejendommen og håndtering af akutte problemer. Det viser, at du driver din udlejning professionelt og transparent, og det skaber tryghed for lejeren, som altid ved, hvem de skal kontakte.

En veludformet orienteringsskrivelse giver tryghed og sikrer, at lejer altid ved, hvem de skal kontakte

Hvad er orienteringsskrivelse (fx ifm. ændring af kontaktperson)?

En orienteringsskrivelse er et kort, formelt brev eller en e-mail, hvor du som udlejer meddeler lejeren en praktisk ændring, der ikke kræver accept, men blot orientering. Det kan for eksempel være skift af administrator, vicevært, huslejebogholderi eller ændring af betalingsoplysninger. Brevet bør tydeligt beskrive, hvad der ændres, hvornår ændringen træder i kraft, og hvilke nye kontaktoplysninger der gælder.

• Orienteringsskrivelsen informerer om ændringer, der har betydning for lejers dagligdag eller betalinger
• Den sikrer, at lejeren altid har opdaterede oplysninger og kan få hjælp, hvis der opstår problemer
• Brevet kan bruges som dokumentation for, at du har informeret lejeren rettidigt, hvis der senere opstår uenighed

Orienteringsskrivelsen er information – ikke en kontraktændring, men stadig vigtig for samarbejdet

Hvorfor er orienteringsskrivelse vigtig for udlejere i København?

I brokvartererne og det travle københavnske boligmarked er der ofte flere aktører omkring en udlejning, og lejere kan hurtigt blive forvirrede, hvis de ikke får besked om ændringer. Uden opdaterede kontaktdata kan der opstå fejl, for eksempel hvis husleje indbetales til en forkert konto, henvendelser ikke når frem, eller nødsituationer ikke håndteres hurtigt nok. En orienteringsskrivelse sikrer, at lejer og udlejer kommunikerer effektivt og undgår unødvendige problemer.

• Korrekt information reducerer risikoen for både praktiske og juridiske problemer, fordi alle ved, hvem de skal kontakte
• En orienteringsskrivelse styrker tilliden mellem dig og lejeren, fordi du viser, at du prioriterer åbenhed og god kommunikation
• Den gør det lettere at håndtere ændringer i administration, betaling eller kontaktpersoner, uden at det fører til forvirring eller fejl

Korrekt information reducerer risikoen for både praktiske og juridiske problemer

Hvornår skal du sende en orienteringsskrivelse?

Du bør sende en orienteringsskrivelse, når der sker ændringer, der har betydning for lejers dagligdag eller betalinger. Det gælder for eksempel ved:

• Ny kontaktperson eller ejerskifte, så lejeren ved, hvem de skal henvende sig til med spørgsmål eller problemer
• Ændring af betalingsoplysninger, så huslejen indbetales korrekt og rettidigt
• Midlertidig ferievikar for vicevært eller administrator, så lejeren ved, hvem de kan kontakte i dit fravær
• Ændring af akuttelefon eller døgnvagt, så lejeren hurtigt kan få hjælp ved nødsituationer

Send orienteringsskrivelsen så snart ændringen er besluttet, og senest inden den træder i kraft. Det giver lejeren tid til at forholde sig til ændringen og sikrer, at der ikke opstår huller i kommunikationen.

Jo hurtigere lejeren kender ny kontakt, desto færre fejl opstår

Hvad skal en orienteringsskrivelse indeholde?

For at være brugbar og let at forstå bør orienteringsskrivelsen altid indeholde:

• Ændringens art, for eksempel “Ny kontaktperson pr. 1. august 2025” eller “Ændrede betalingsoplysninger fra 1. september 2025”
• Nye kontaktoplysninger, herunder navn, e-mail, telefonnummer og eventuelt adresse på den nye kontaktperson eller administrator
• Dato for ikrafttræden, så lejeren ved, hvornår ændringen gælder fra
• Evt. praktiske instruktioner, for eksempel ny betalingskonto, adgang til ejendommen eller ændrede procedurer for fejlmeldinger
• Dato og underskrift/afsendernavn, så det er tydeligt, hvem der har sendt brevet, og hvornår det er afsendt

Du kan med fordel bruge en standardskabelon, så du altid husker alle relevante oplysninger.

Hold brevet kort, præcist og i et venligt tonefald

Sådan bruger du orienteringsskrivelse effektivt som udlejer

For at sikre, at orienteringsskrivelsen altid er korrekt og let at forstå, kan du:

• Bruge en skabelon, så alle vigtige oplysninger altid kommer med, uanset hvilken ændring der skal meddeles
• Sende både e-mail og fysisk brev, hvis lejeren foretrækker det, så du er sikker på, at informationen når frem
• Gemme kvittering for afsendelse i din lejemappestruktur, så du kan dokumentere, at lejeren er blevet informeret rettidigt
• Tilbyde lejeren mulighed for at stille spørgsmål eller få uddybet ændringen, hvis der er behov for det

En standardiseret proces sparer tid, minimerer risikoen for fejl og sikrer ensartet kvalitet i din kommunikation med lejeren.

En standardiseret proces sparer tid ved hver ændring og giver ensartet kvalitet

Juridiske krav og god praksis

Lejeloven kræver ikke en bestemt form for orienteringsskrivelse, men god udlejningsskik tilsiger, at informationen gives skriftligt og klart. Ved ejerskifte skal visse oplysninger registreres hos Huslejenævnet, men orienteringsskrivelsen til lejeren er dit bevis på, at informationen er givet rettidigt og korrekt.

• Skriftlighed og klarhed beskytter dig, hvis der senere opstår uenighed om, hvem der har ansvaret for betaling, vedligeholdelse eller kontakt
• En orienteringsskrivelse kan bruges som dokumentation, hvis der opstår tvivl om, hvorvidt lejeren er blevet informeret om vigtige ændringer
• Følg principperne for god udlejningsskik og sørg for, at alle ændringer meddeles skriftligt og i god tid

Følg principperne for god udlejningsskik – det betaler sig ved tvivlsspørgsmål