Efter fraflytningssynet: Sådan gør du

Guide: Sådan gør du, når fraflytningssynet er overstået

Et fraflytningssyn er for de fleste udlejere noget, der forløber helt roligt og ukompliceret. Alligevel kan der opstå usikkerhed, når rapporten skal gennemgås, og der skal tages stilling til skader, ansvar og depositum.

Denne guide er lavet for at give dig overblik, tryghed og et klart næste skridt – også i de situationer, hvor der opstår spørgsmål eller gråzoner. Vi ved af erfaring, at langt det meste løser sig fint, når processen er tydelig, og kommunikationen er ordentlig.

Og husk: Vi er her for dig hele vejen. Al usikkerhed, tvivl eller spørgsmål skal du endelig vende med os – hellere én gang for meget end én gang for lidt.

Overblik – i korte træk

Efter et fraflytningssyn skal du som udlejer:

1. Gennemgå fraflytningsrapporten
2. Tage stilling til, hvad der er slid – og hvad der er skade/mislighold
3. Dokumentere forholdene (også dem, der opdages efterfølgende)
4. Informere lejer sagligt og venligt
5. Udbedre skaderne / indhente dokumentation
6. Afregne og tilbagebetale depositum efterfølgende

1. Gennemgang af fraflytningsrapporten

Start med rapporten fra fraflytningssynet.

• Gennemgå alle noterede forhold
• Sammenhold med:
  • Lejekontrakten (§11)
  • Lejelovens principper om slid og ælde vs. mislighold
• Vurdér for hvert punkt:
  • Almindeligt slid?
  • Eller konkret skade / mangelfuld rengøring / mislighold?

Husk: Det er dig som udlejer, der foretager den første vurdering – inden for rimelighedens grænser.

2. Hvis du opdager skader efter fraflytningssynet

Det er helt normalt, at der opdages forhold efterfølgende, som ikke fremgår af fraflytningsrapporten.

Det kan fx være:

• Skjulte skader bag møbler
• Skader, der først bliver tydelige efter rengøring
• Mangler i hårde hvidevarer
• Forkert udført rengøring, som først ses, når boligen er tom

Sådan dokumenterer du korrekt

Når du opdager en skade, der ikke står i rapporten:

1. Fotodokumentation
   • Tag tydelige billeder
   • Gerne både:
     • Overblik
     • Nærbilleder
   • Tag billeder hurtigst muligt efter fraflytning
2. Kort skriftlig beskrivelse
   • Hvad er skaden?
   • Hvor er den?
   • Hvornår er den konstateret?
3. Sammenhæng til lejers brug
   • Vurdér: Er dette noget, der med rimelighed kan henføres til lejers brug/mislighold?
   • Er det mere end almindeligt slid?
4. Indhent dokumentation for udbedring
   • Tilbud, faktura eller kvittering
   • Eller dokumenteret realistisk pris for udbedring

Husk: Det er fuldt tilladt at gøre krav gældende for skader opdaget efterfølgende, så længe de dokumenteres ordentligt.

3. Træf din beslutning – og stå ved den

Der vil altid være gråzoner.

• Du må gerne tage stilling
• Du må gerne sige:
  • “Dette vurderer jeg er lejers ansvar”
• Lejer må gerne være uenig

Det afgørende er:

• Saglighed
• Rimelighed
• Klar kommunikation

4. Orientér lejer – kort, venligt og præcist

Når du har taget stilling, er det god stil at orientere lejer skriftligt.

Formålet er:

• Gennemsigtighed
• Ro i processen
• Professionel kommunikation

Se mailudkast nedenfor.

5. Udbedring og depositum

Det er meget vigtigt, at rækkefølgen er korrekt:

• Skader udbedres eller dokumenteres
• Udgifter opgøres
• Først derefter tilbagebetales eventuelt rest-depositum

Depositum må ikke udbetales, før:

• Skader er udbedret
• Eller der foreligger dokumentation for udgiften

Det er korrekt praksis – både juridisk og professionelt.

6. Hvis der opstår uenighed eller konflikt

Det sker ofte. Og det er helt normalt.

Der er penge involveret, og derfor:

• Stiller lejere spørgsmål
• Kan der opstå en indledende konflikt

Sådan håndterer du det rigtigt

• Bevar roen
• Kommunikér klart og sagligt
• Forklar din vurdering
• Lyt til lejers indsigelser

Husk: Tag altid fat i os hvis du er i tvivl.

• Skriv til os
• Ring til os
• Tag fat i os igen og igen, indtil du føler dig tryg og klædt ordentligt på

Stop aldrig med at kontakte os, hvis du er i tvivl.

Langt de fleste sager:

• Løser sig stille og roligt
• Gennem dialog og forståelse
• Uden eskalation

I sidste ende kan en sag selvfølgelig indbringes for Huslejenævnet – men det ser vi meget sjældent, når dialogen håndteres ordentligt.

Mailudkast til lejer efter fraflytning

Du kan med fordel sende en mail kort tid efter fraflytningssynet til din lejer, så denne er godt orienteret og ved, at du er på sagen med at få afsluttet lejeperioden korrekt.

Vi giver dig her et udkast, ret alt du vil og gør det til dit eget - alt er efter situationen og hvorvidt, noget skal udbedres for lejers hæftelse.

Emnefelt: "Opfølgning på fraflytningssyn og videre proces"

Hej [Lejers navn],
‍
Tak for en god lejeperiode og for samarbejdet i forbindelse med fraflytningen.
‍
Jeg har nu gennemgået fraflytningsrapporten samt boligen efterfølgende. På den baggrund har jeg taget stilling til de forhold, der er konstateret – både dem, der fremgår af rapporten, og enkelte forhold, som er blevet tydelige efterfølgende.

Nogle forhold vurderes som almindeligt slid, mens andre efter min vurdering kan væreforhold, der hæftes for som lejer. Jeg er i gang med at indhente dokumentation og priser på udbedring af de forhold, som vurderes at være lejers ansvar.

Når udbedringen er gennemført – eller der foreligger endelig dokumentation for udgifterne – vil jeg udarbejde en samlet opgørelse. Eventuelt resterende depositum tilbagebetales herefter.

Depositum udbetales således først, når udbedringen er gennemført eller dokumenteret, hvilket følger almindelig praksis.

Hvis I har spørgsmål eller bemærkninger, er I naturligvis velkomne til at vende dem med mig.

Venlig hilsen
[Udlejers navn]

Vores rolle

Vi vil altid gerne hjælpe efter et fraflytningssyn.

• Beslutningerne er altid dine som udlejer
• Kommunikationen til lejer går altid gennem dig

Men:

• Vi deler erfaring
• Vi svarer på spørgsmål
• Vi hjælper dig med at vurdere gråzoner

Opsummering

Afslutningsvis er det vigtigt at sige én ting helt klart: Det er helt normalt, at der kan opstå spørgsmål, uenighed eller lidt gnidning i forbindelse med en fraflytning. Der er penge involveret, og derfor betyder klarhed og ro alt.

Langt de fleste sager løser sig stille og roligt gennem dialog og gensidig forståelse. Vores erfaring er, at når du tager dig tid, kommunikerer sagligt og holder hovedet koldt, så kommer man næsten altid godt i mål.

Og husk igen: Du står ikke alene. Kontakt os løbende – også flere gange undervejs – indtil du føler dig ordentligt klædt på. Vi er her for at hjælpe dig hele vejen igennem processen.

‍