Digital post

Hvad er digital post (ved udlejning og i udlejningsperioden) – og hvorfor betyder det noget for dig som udlejer i København?

Digital post (ved udlejning og i udlejningsperioden) spiller en vigtig rolle, fordi mange vigtige meddelelser fra myndigheder, som eksempelvis ejendomsskat, renovation, byggesager eller påbud, bliver sendt digitalt. Som udlejer i København er det afgørende, at du holder styr på, hvilken digital post der vedrører lejemålet, så du ikke overser vigtige frister eller krav. En glemt meddelelse kan få alvorlige konsekvenser for din ejendom og udlejning, herunder bøder, tabte rettigheder eller påbud om at udbedre forhold, du ikke har reageret på i tide. Digital post er derfor ikke kun et administrativt værktøj, men en central del af dit ansvar som udlejer, uanset om du bor i Danmark eller i udlandet.

Digital post om dit lejemål er dit ansvar, også selvom lejeren bebor boligen.

Hvilken digital post modtager du som udlejer?

Som udlejer kan du få digital post om:

• Ejendomsskat og betalinger, herunder opkrævninger, ændringer i satser og betalingsfrister
• Affaldsordninger og renovation, fx ændringer i afhentning, nye regler for sortering eller gebyrer
• Byggetilladelser, påbud og høringer om byggesager, både hvis du selv søger, eller hvis kommunen har bemærkninger til ejendommen
• Henvendelser fra huslejenævn, kommunen eller andre myndigheder om fx klager fra lejere, påbud om vedligeholdelse eller ændringer i lokalplaner
• Meddelelser om energimærkning, miljøkrav eller tilsynsbesøg

Ofte sendes breve kun digitalt via borger.dk eller virk.dk, så du skal selv holde øje og sikre, at du har adgang til de relevante postkasser. Hvis du har flere ejendomme eller selskaber, kan du modtage post i flere digitale postkasser, hvilket kræver ekstra opmærksomhed.

Digital post kan indeholde vigtige krav og deadlines, som du skal handle på.

Hvem er ansvarlig for digital post under udlejning?

Som ejer og udlejer er det fortsat dig, der er ansvarlig for al officiel kommunikation vedrørende ejendommen. Lejeren modtager kun post, som specifikt vedrører deres personlige forhold, såsom flytning, folkeregisteradresse eller personlige skatteforhold. Alt andet – fra ejendomsskatter til byggesager, påbud og høringer – går til dig som ejer, uanset om boligen er udlejet eller står tom. Det betyder, at du ikke kan fraskrive dig ansvaret for at reagere på digital post, og at du altid skal sikre, at du har adgang til og tjekker de relevante digitale postkasser.

Lejeren overtager ikke ansvaret for den officielle digital post om ejendommen.

Hvordan sikrer du, at du håndterer digital post korrekt?

For at holde styr på din digital post bør du:

• Tjekke din digitale postkasse mindst én gang om ugen, så du ikke overser vigtige beskeder eller frister
• Oprette adviseringer på e-mail eller SMS, så du får besked, når der kommer ny post, og kan reagere hurtigt
• Overveje at tilknytte en administrator, vicevært eller ejendomsservice, hvis du bor i udlandet, rejser meget eller har mange ejendomme, så du ikke risikerer at overse vigtige meddelelser
• Gemme alle relevante meddelelser i din udlejningsmappe, både digitalt og eventuelt i fysisk form, så du altid kan dokumentere, hvad du har modtaget og reageret på
• Opdatere kontaktoplysninger hos myndigheder, så du er sikker på, at posten kommer det rigtige sted hen

Hvis du har selskaber, skal du også sikre, at der er adgang til virksomhedens digitale postkasse, og at der er udpeget en ansvarlig for at tjekke posten løbende.

Fast kontrol af digital post mindsker risikoen for oversete vigtige breve.

Digital post ved lejerens flytning

Når en lejer flytter ind eller ud, ændres der som regel ikke noget i din adgang til digital post. Du skal stadig selv sikre, at ejendommens forhold – fx renovering, energimærkning, byggesager eller påbud – håndteres korrekt og rettidigt. Ved fraflytning bør du være ekstra opmærksom på eventuelle krav eller påbud, der kan være dukket op, og sikre, at du har styr på alle relevante dokumenter og meddelelser. Det kan også være en god idé at informere lejeren om, at de ikke vil modtage officiel post om ejendommen, og at de skal kontakte dig, hvis de får henvendelser, der vedrører ejendommens drift eller vedligeholdelse.

Udlejers ansvar for digital post stopper ikke, fordi en lejer flytter ind eller ud.

Hvorfor er digital post (ved udlejning og i udlejningsperioden) særligt vigtigt i København?

I København arbejder myndighederne stort set udelukkende digitalt. Derfor får du som udlejer vigtige informationer om ejendomsskat, lokalplaner, miljøkrav, byggesager, påbud og andre forhold direkte i din digitale postkasse. Især ved udlejning i brokvartererne, hvor reglerne ofte skærpes, og hvor der kan være mange beboere og hyppige ændringer i ejendommens drift, kan du miste vigtige rettigheder eller pådrage dig bøder, hvis du overser digital kommunikation. Manglende reaktion på digital post kan føre til, at du mister retten til at klage, får påbud om udbedringer eller pålægges ekstra gebyrer. Det er derfor afgørende, at du som udlejer prioriterer at holde styr på digital post og reagerer hurtigt på alle henvendelser fra myndigheder.

I København håndteres næsten alle henvendelser om ejendomme via digital post – og ofte med stramme frister, der kræver hurtig handling fra dig som udlejer.