Refusionsopgørelse (ved fraflytning)

Når lejeren flytter – sådan laver du en korrekt refusionsopgørelse

Ved fraflytning er det vigtigt, at du som udlejer laver en refusionsopgørelse (ved fraflytning). Den dokumenterer, om lejeren skal have penge tilbage fra depositummet, eller om der skal modregnes for udgifter som rengøring, istandsættelse, skader eller manglende betaling. En refusionsopgørelse skaber gennemsigtighed og kan være afgørende, hvis der opstår uenighed mellem dig og lejeren. Opgørelsen bør altid udarbejdes skriftligt og sendes til lejeren så hurtigt som muligt efter fraflytning.

Refusionsopgørelsen er dit økonomiske regnskab mellem dig og lejer, når lejeforholdet slutter

Hvad er refusionsopgørelse (ved fraflytning)?

En refusionsopgørelse (ved fraflytning) er en detaljeret oversigt over det økonomiske mellemværende mellem udlejer og lejer, når lejemålet ophører. Den viser, hvordan depositummet og eventuel forudbetalt leje bliver afregnet, og hvilke udgifter der eventuelt trækkes fra, før et restbeløb udbetales til lejeren – eller omvendt, hvis lejeren skylder penge.

• Refusionsopgørelsen dokumenterer, hvordan depositum og forudbetalt leje anvendes og afregnes
• Den giver både dig og lejeren et klart overblik over, hvilke udgifter der er fratrukket, og hvorfor
• Opgørelsen kan bruges som dokumentation, hvis sagen ender i Huslejenævnet eller retten

Refusionsopgørelsen dokumenterer, hvordan depositum bruges og afregnes ved fraflytning

Hvorfor er refusionsopgørelse (ved fraflytning) vigtig for udlejere i København?

Som udlejer i København er du ansvarlig for at tilbagebetale depositum inden rimelig tid, men du har også ret til at dække dokumenterede udgifter, der er opstået i forbindelse med lejers brug af boligen. En skriftlig refusionsopgørelse skaber klarhed og dokumentation over for lejeren og eventuelt huslejenævnet. I et reguleret boligmarked som Københavns er korrekt dokumentation ekstra vigtig, fordi lejere ofte kender deres rettigheder og kan stille krav om gennemsigtighed.

• Refusionsopgørelsen beskytter dig, hvis lejeren klager eller rejser krav om tilbagebetaling
• Den forebygger misforståelser og konflikter, fordi alle poster er dokumenteret og forklaret
• En grundig opgørelse viser, at du tager dit ansvar som udlejer alvorligt og følger reglerne

En refusionsopgørelse er din bedste beskyttelse, hvis lejeren klager eller rejser krav

Hvad skal en refusionsopgørelse indeholde?

En god og brugbar refusionsopgørelse skal altid indeholde følgende oplysninger:

• Lejerens fulde navn og adresse, så det er klart, hvem opgørelsen vedrører
• Adresse på lejemålet og dato for fraflytning, så der ikke opstår tvivl om, hvilket lejemål opgørelsen gælder
• Oprindeligt depositum og eventuel forudbetalt leje, så det samlede indestående fremgår tydeligt
• Udgifter til istandsættelse, rengøring, reparation af skader eller manglende vedligeholdelse, specificeret med beløb og gerne vedlagt fakturaer eller billeder
• Afregning af forbrug, for eksempel vand, varme og el, hvis det ikke allerede er afregnet særskilt
• Eventuelle manglende betalinger, fx ubetalt husleje eller andre udeståender
• Endelig saldo, der viser, om lejeren skal have penge tilbage, eller om der er restgæld, der skal betales

Alle fradrag bør dokumenteres med fakturaer, billeder eller anden skriftlig dokumentation, så lejeren kan se, hvad pengene er brugt til.

Vær præcis og dokumentér alle fratræk med faktura eller billeder – det styrker din sag

Hvornår skal du lave og sende refusionsopgørelsen?

Der er ingen fast frist i lejeloven, men refusionsopgørelsen bør udarbejdes og sendes til lejeren hurtigst muligt efter fraflytning – typisk inden for 4-6 uger. Jo hurtigere du sender opgørelsen, jo mere professionel og troværdig fremstår du som udlejer. Hvis du venter for længe, kan det skabe usikkerhed og utilfredshed hos lejeren, og i værste fald kan det føre til krav om renter eller erstatning.

• Send opgørelsen skriftligt, gerne sammen med dokumentation som fakturaer, synsrapport og billeder
• Undlad at tilbageholde hele depositummet uden forklaring – det er ulovligt og kan udløse erstatningskrav fra lejeren
• Vær tydelig i din kommunikation, så lejeren forstår, hvordan beløbene er beregnet

Jo hurtigere du sender refusionsopgørelsen, jo mere professionel og troværdig fremstår du som udlejer

Sådan bruger du refusionsopgørelse (ved fraflytning) effektivt

For at sikre en effektiv og korrekt proces bør du:

1. Tage billeder og udarbejde en detaljeret flytterapport ved fraflytning, så du har dokumentation for boligens stand
2. Indhente fakturaer og opgørelser over udgifter til istandsættelse, rengøring og forbrug så hurtigt som muligt
3. Bruge en skabelon til refusionsopgørelsen, så du husker alle relevante poster og oplysninger
4. Sende opgørelsen til lejeren med en tydelig beregning af alle beløb og vedlægge dokumentation for fradrag
5. Tilbyde dialog og besvare spørgsmål fra lejeren, hvis der er tvivl om opgørelsen eller enkelte poster

En grundig og tydelig refusionsopgørelse forebygger klager og sparer tid og energi for både dig og lejeren.

En grundig og tydelig refusionsopgørelse forebygger klager og sparer tid og energi

Hvad hvis der opstår uenighed?

Hvis lejeren er uenig i refusionsopgørelsen, kan sagen indbringes for Huslejenævnet. Derfor er det vigtigt, at du kan dokumentere alle poster i opgørelsen – for eksempel med regninger, billeder, flytterapport og skriftlig kommunikation. Husk, at refusionsopgørelsen ikke kun handler om tal, men også om at skabe tillid og vise ansvarlighed som udlejer.

• Gem al dokumentation, så du kan fremlægge den, hvis sagen skal behandles af Huslejenævnet eller retten
• Vær åben for dialog og forsøg at løse uenigheder direkte med lejeren, før sagen eskalerer
• Sørg for, at opgørelsen er så gennemsigtig og veldokumenteret som muligt, så lejeren kan følge alle beregninger

Korrekt og gennemsigtig refusion viser, at du tager dit ansvar som udlejer alvorligt