Tilbagebetaling af depositum

Tilbagebetaling af depositum – sådan gør du det korrekt som udlejer i København

Som udlejer i København er du forpligtet til at tilbagebetale depositum til lejeren senest 6 uger efter fraflytning, medmindre du har berettigede krav om fradrag. Det kan for eksempel være udgifter til istandsættelse, manglende husleje, ubetalte forbrugsregninger eller ødelagte installationer. Det er dog afgørende, at du kan dokumentere alle fradrag med fakturaer, billeder eller anden skriftlig dokumentation. En korrekt og rettidig tilbagebetaling viser, at du er en professionel og fair udlejer, og det minimerer risikoen for konflikter, klager og sager i Huslejenævnet.

Du har pligt til at tilbagebetale restdepositum senest 6 uger efter fraflytning – og du skal kunne dokumentere eventuelle fradrag

En struktureret og gennemsigtig proces omkring tilbagebetaling af depositum styrker dit omdømme og skaber tillid hos både nuværende og kommende lejere.

Hvad er tilbagebetaling af depositum?

Tilbagebetaling af depositum er den afsluttende økonomiske opgørelse mellem dig og lejeren efter fraflytning. Du må kun fratrække dokumenterede udgifter, som er rimelige og relateret til lejerens vedligeholdelsespligt eller misligholdelse af lejemålet. Det resterende beløb skal du overføre til lejeren senest 6 uger efter lejemålets ophør, uanset om du stadig afventer enkelte fakturaer – i så fald bør du tilbagebetale det beløb, du med sikkerhed kan opgøre, og efterregulere, når du har det endelige regnskab.

Tilbagebetaling af depositum er ikke en vurdering – det er en retlig pligt med klare frister

Hvis du ikke overholder fristen, kan lejeren kræve renter af det tilbageholdte beløb, og du risikerer at miste retten til at fratrække udgifter.

Hvorfor er tilbagebetaling af depositum vigtigt for udlejere i København?

Københavnske lejere er ofte velinformerede om deres rettigheder og klar til at klage, hvis de oplever uretfærdig behandling. Derfor er det afgørende, at du håndterer depositum korrekt og professionelt. Du skal både overholde tidsfristen og kunne dokumentere alle fradrag, så lejeren kan se, hvad pengene er brugt til. En korrekt håndtering styrker din troværdighed, mindsker risikoen for sager i Huslejenævnet og beskytter dig mod dårlige anmeldelser, som kan påvirke din mulighed for at tiltrække nye lejere.

Din håndtering af depositum er ofte det sidste indtryk lejeren får – og det kan påvirke dit ry som udlejer

En professionel tilgang til tilbagebetaling af depositum kan gøre en stor forskel for din forretning på længere sigt.

Hvad må du fratrække i depositum?

Du må kun trække beløb fra depositum, hvis:

• Der er mangler i boligen, som lejeren skulle have udbedret ifølge lejekontrakten eller lejeloven
• Der er dokumenterede skader eller tegn på misligholdelse, som ikke skyldes almindelig slid og ælde
• Der mangler betaling af husleje, forbrug, gebyrer eller andre ydelser, som lejeren er forpligtet til at betale

Du må ikke fratrække for forbedringer, almindelig slid og ælde eller udokumenterede udgifter. Alle fradrag skal kunne dokumenteres med fakturaer, billeder, indflytnings- og fraflytningsrapporter eller anden skriftlig dokumentation.

Du skal kunne dokumentere alle fradrag med faktura, billeder eller vedligeholdelsespligt

Hvis du ikke kan dokumentere udgifterne, risikerer du at skulle tilbagebetale hele depositummet.

Sådan bruger du tilbagebetaling af depositum effektivt som udlejer

Følg disse trin for at sikre en korrekt og professionel tilbagebetaling:

1. Gennemfør et grundigt fraflytningssyn sammen med lejeren og udfyld en detaljeret rapport, hvor alle mangler og skader noteres
2. Tag billeder af eventuelle skader eller mangler, så du har visuel dokumentation, hvis der opstår uenighed
3. Indhent fakturaer eller tilbud på udbedring af skader, rengøring eller andre nødvendige arbejder
4. Udarbejd en klar og overskuelig opgørelse, hvor du specificerer alle fradrag og det beløb, der tilbagebetales
5. Overfør restbeløbet til lejeren senest 6 uger efter fraflytning, og send opgørelsen og dokumentationen til lejeren skriftligt

Du kan med fordel bruge en tjekliste og en standardiseret skabelon til tilbagebetaling, så du sikrer, at alle relevante punkter er med.

En tydelig og gennemarbejdet opgørelse forebygger utilfredshed og klager

Ved at være grundig og transparent i din proces undgår du misforståelser og styrker din position, hvis sagen skulle ende i Huslejenævnet.

Typiske fejl ved tilbagebetaling af depositum

Mange udlejere begår fejl, der kan få store økonomiske konsekvenser. De mest almindelige fejl er:

• At vente for længe med tilbagebetaling og dermed overskride 6-ugersfristen
• At trække udgifter fra uden tilstrækkelig dokumentation, hvilket kan føre til krav om tilbagebetaling
• At opkræve for istandsættelse eller reparationer, der ikke er lejerens ansvar, for eksempel almindelig slid og ælde
• At undlade at gennemføre et fraflytningssyn, hvilket gør det svært at dokumentere mangler og skader

Disse fejl kan betyde, at du mister retten til at fratrække udgifter og i værste fald skal betale renter eller erstatning til lejeren.

Hvis du ikke overholder reglerne, risikerer du at skulle tilbagebetale hele depositummet med renter

En systematisk og dokumenteret proces er din bedste beskyttelse mod krav og klager.

Eksempel på korrekt tilbagebetaling

Lejer fraflytter 1. juni. Du gennemfører fraflytningssyn 3. juni og dokumenterer behov for malerarbejde og manglende rengøring med billeder og rapport.

Du modtager fakturaer 15. juni og udarbejder en detaljeret opgørelse, hvor alle fradrag er specificeret.

Den 24. juni tilbagebetaler du 13.200 kr. af et depositum på 18.000 kr., sammen med en skriftlig forklaring og vedlagt dokumentation.

Professionel tilbagebetaling af depositum skaber ro – og sparer tid på unødvendige konflikter

Ved at følge denne fremgangsmåde sikrer du, at både du og lejeren får en retfærdig og gennemsigtig afslutning på lejeforholdet.