Synsrapport

Sørg for synsrapport ved fraflytning – det er dit bevis som udlejer

Når en lejer flytter ud, er det vigtigt, at du som udlejer i København får lavet en synsrapport. Rapporten dokumenterer, hvordan boligen ser ud ved fraflytning, og hvilke mangler eller skader der eventuelt skal udbedres. Uden en korrekt udarbejdet synsrapport mister du retten til at kræve istandsættelse betalt af lejeren – uanset boligens stand. Synsrapporten skal udarbejdes ved et fysisk syn og udleveres til lejeren senest 14 dage efter synet. Hvis du udlejer mere end én bolig, er det et krav ifølge lejeloven, at du gennemfører et fraflytningssyn og udarbejder synsrapport.

En synsrapport er dit vigtigste dokument ved fraflytning – og et krav ifølge lejeloven, hvis du udlejer mere end én bolig

Hvad er en synsrapport?

En synsrapport er en fysisk eller digital rapport, som du som udlejer udfylder ved et fraflytningssyn. Rapporten indeholder en grundig gennemgang af lejemålets stand – rum for rum – og beskriver eventuelle skader, slid, manglende rengøring eller andre forhold, der skal udbedres. Rapporten kan vedhæftes billeder, fakturaer eller andre bilag, der dokumenterer forholdene. Synsrapporten skal underskrives af både udlejer og lejer, hvis muligt, og fungerer som det centrale bevis for boligens tilstand ved fraflytning.

• Synsrapporten viser klart, hvad der er lejerens ansvar, og hvad der er almindelig slitage
• Den dokumenterer alle relevante forhold, så du kan kræve betaling for istandsættelse, hvis det er nødvendigt
• Rapporten kan bruges som dokumentation, hvis sagen ender i Huslejenævnet eller retten

Synsrapporten viser klart, hvad der er lejerens ansvar – og hvad der er almindelig slitage

Hvorfor er synsrapport vigtig for udlejere i København?

I Københavns boligmarked, hvor mange lejemål er regulerede, og huslejenævn anvendes aktivt, er synsrapporten et centralt bevis, hvis der opstår uenighed om istandsættelse eller tilbagebetaling af depositum. Hvis du senere vil trække noget fra i depositummet, skal du kunne dokumentere det sort på hvidt – og her er synsrapporten dit sikreste grundlag. Den beskytter dig også mod grundløse klager eller erstatningskrav fra lejeren, fordi du kan dokumentere, hvad der blev konstateret ved fraflytning.

• Uden en synsrapport risikerer du at skulle tilbagebetale hele depositummet, også hvis der er reelle skader eller mangler
• Synsrapporten gør det lettere at forklare og dokumentere fradrag over for lejeren, så der ikke opstår misforståelser
• Den giver dig et stærkt udgangspunkt, hvis sagen skal behandles i Huslejenævnet eller retten

Uden en synsrapport risikerer du at måtte tilbagebetale hele depositummet – også ved reelle skader

Hvornår og hvordan skal synsrapporten laves?

Du skal lave synsrapporten ved fraflytningssyn, som skal afholdes senest 2 uger efter, at du har fået besked om, at lejeren fraflytter. Lejeren skal indkaldes skriftligt med rimeligt varsel – typisk mindst 1 uge før synet. Synet skal gennemføres med lejeren til stede, hvis det er muligt, så begge parter kan gennemgå boligen sammen. Efter synet skal rapporten udleveres fysisk eller elektronisk til lejeren senest 14 dage efter, så lejeren har mulighed for at gøre indsigelse, hvis der er uenighed om rapportens indhold.

• Indkald lejeren skriftligt og dokumentér, at indkaldelsen er sendt rettidigt
• Gennemfør synet grundigt, og noter alle relevante forhold, også hvis der ikke er mangler
• Udlever rapporten hurtigt, så du overholder fristen og undgår at miste retten til at kræve istandsættelse

Hvis du ikke holder synet korrekt og til tiden, mister du retten til at kræve istandsættelse

Hvad skal synsrapporten indeholde?

En korrekt synsrapport bør altid indeholde følgende oplysninger:

• Dato for synet og adresse på lejemålet, så det er klart, hvilken bolig rapporten gælder
• Navn på lejer og udlejer, så der ikke opstår tvivl om, hvem rapporten vedrører
• Rumopdelt beskrivelse af boligens stand, hvor du gennemgår hvert rum for sig og noterer eventuelle mangler, skader eller misligholdelse
• Angivelse af, hvilke forhold der skyldes almindelig slitage, og hvilke der er lejerens ansvar
• Underskrifter fra både udlejer og lejer, eller dokumentation for at rapporten er sendt til lejeren, hvis denne ikke deltager eller nægter at underskrive
• Vedhæftede billeder eller bilag, der dokumenterer skader, slid eller mangler, så der ikke opstår tvivl om boligens tilstand

Jo mere konkret og visuel rapporten er, desto stærkere står du som udlejer, hvis der opstår uenighed.

Jo mere konkret og visuel rapporten er, desto stærkere står du som udlejer

Sådan bruger du synsrapport effektivt som udlejer

For at få mest muligt ud af synsrapporten bør du:

1. Bruge en fast skabelon med ruminddeling, så du husker at gennemgå alle dele af boligen systematisk
2. Forberede dig ved at tjekke lejekontrakten, tidligere synsrapporter og gamle billeder, så du kan sammenligne boligens stand
3. Tage fotos som bilag til rapporten, så du kan dokumentere eventuelle skader eller mangler
4. Gennemføre synet roligt og professionelt, og tage dig tid til at forklare lejeren, hvad du noterer og hvorfor
5. Udlevere rapporten til lejeren hurtigt efter synet, så begge parter har samme dokumentation og kan tage stilling til eventuelle uenigheder

En grundig og veldokumenteret synsrapport gør det lettere at lave refusionsopgørelse, forklare fradrag i depositummet og undgå konflikter.

En god synsrapport giver klarhed, mindsker konflikter og letter arbejdet med refusionsopgørelse

Hvad hvis lejeren nægter at underskrive?

Hvis lejeren ikke møder op til synet eller nægter at skrive under på rapporten, kan du stadig udarbejde synsrapporten. Det er vigtigt, at du dokumenterer, at lejeren var indkaldt korrekt, og at rapporten er sendt til lejeren rettidigt – for eksempel ved at sende den som anbefalet brev eller e-mail med kvittering. Notér i rapporten, at lejeren ikke deltog eller nægtede at underskrive, og vedlæg dokumentation for indkaldelse og fremsendelse.

• Tag ekstra billeder og vær ekstra grundig i din beskrivelse, hvis lejeren ikke deltager
• Gem al dokumentation for indkaldelse, syn og fremsendelse af rapporten, så du kan bevise, at proceduren er fulgt korrekt
• Synsrapporten er stadig gyldig, hvis du kan dokumentere, at du har overholdt alle krav

Din dokumentation er stadig gyldig – hvis du har overholdt proceduren