Afregningsperiode

Hvad er afregningsperiode?

Afregningsperiode dækker over den tidsramme, du bruger til at opgøre forbruget af el, vand, varme eller anden forsyning, som lejeren betaler særskilt for. Typisk varer en afregningsperiode 12 måneder og afsluttes med et forbrugsregnskab, hvor det præcist fremgår, hvor meget lejer har brugt, og om der skal betales ekstra eller tilbagebetales.

Som udlejer i København er det vigtigt, at du overholder lovens frister og giver lejer fuld indsigt i, hvordan afregningen er beregnet. En tydelig afregningsperiode gør det nemmere at holde styr på forbruget og sikrer, at både du og lejer ved, hvornår regnskabet skal laves og afregnes. Afregningsperioden afgør, hvornår du skal levere regnskabet – og hvornår lejeren skal betale eller have penge tilbage. Hvis du ikke overholder reglerne, kan det få økonomiske konsekvenser for dig som udlejer.

En korrekt fastlagt afregningsperiode er grundlaget for et gyldigt og lovligt forbrugsregnskab.

Derfor er afregningsperiode vigtig ved udlejning i København

I København har mange lejemål individuelle målere og særskilte forbrugsregnskaber. Det gør det ekstra vigtigt at fastsætte en tydelig afregningsperiode, så både du og lejer har klare forventninger til, hvornår regnskabet kommer, og hvordan det er opgjort. En fast periode minimerer risikoen for misforståelser, uenigheder og tvister om betaling. Hvis du ikke overholder afregningsperioden eller sender regnskabet for sent, kan du miste retten til at opkræve ekstra betaling fra lejeren – også selvom forbruget har været højere end aconto-indbetalingerne. Det kan betyde, at du selv må dække forskellen.

En manglende eller for sen afregning kan i værste fald betyde, at du ikke må opkræve beløbet, selvom lejer har brugt mere end betalt.

Hvor lang må en afregningsperiode være?

Afregningsperioden må som hovedregel maksimalt være 12 måneder. Når perioden slutter, skal du som udlejer sende forbrugsregnskabet til lejeren senest 4 måneder efter periodens udløb. Hvis du ikke overholder denne frist, mister du retten til at kræve efterbetaling, selvom der er et restbeløb. Du må gerne vælge en kortere periode – for eksempel 6 måneder – men det skal fremgå tydeligt af lejekontrakten eller en skriftlig aftale med lejeren. Det er ikke tilladt at vælge en længere periode end 12 måneder, og du må heller ikke ændre perioden løbende uden god grund og forudgående varsel.

Du må ikke frit vælge en meget lang afregningsperiode – 12 måneder er maksimum, og fristen for regnskab er fastsat i lejeloven.

Hvordan vælger du den rigtige afregningsperiode?

Det er en fordel at vælge en fast årlig periode – for eksempel kalenderåret fra 1. januar til 31. december – da det ofte passer med forsyningsselskabernes egne opgørelser og gør det lettere at samle data. Alternativt kan du følge regnskabsåret i din ejerforening, hvis du får forbrugsdata derfra. Det vigtigste er, at perioden er den samme fra år til år, så der er gennemskuelighed for både dig og lejer. Du må ikke ændre afregningsperioden uden at informere lejeren i god tid og have en saglig grund.

En fast, tilbagevendende afregningsperiode gør regnskabet mere overskueligt og troværdigt for begge parter.

Hvad skal du gøre ved ind- og fraflytning?

Hvis lejer flytter midt i en afregningsperiode, skal du lave en opgørelse for den del af perioden, hvor lejeren har boet i boligen. Du må ikke vente til hele perioden er gået, men skal lave en delopgørelse baseret på måleraflæsning ved ind- og udflytning. Det sikrer, at lejer kun betaler for det faktiske forbrug i sin lejeperiode. Du skal stadig sende regnskabet senest 4 måneder efter den delvise periodes afslutning, også selvom lejeaftalen kun har varet få måneder.

Du har pligt til at lave forbrugsregnskab ved alle lejeaftaler, hvor perioden overstiger 1 måned – også ved korte lejemål.

Sådan bruger du afregningsperiode effektivt som udlejer

• Vælg én fast afregningsperiode – fx kalenderår eller regnskabsår
• Sørg for, at perioden og reglerne fremgår tydeligt af lejekontrakten
• Sæt vigtige datoer i din kalender for opgørelse og frist for udsendelse af regnskab
• Brug digitale systemer eller apps til at gemme målerdata og holde styr på forbruget
• Informér lejer i god tid om, hvordan og hvornår de får regnskabet, og hvad de kan forvente
• Gennemgå regnskabet grundigt, så det er let at forstå og dokumenterer alle poster
• Jo mere tydeligt og systematisk du håndterer afregningsperioden, desto færre spørgsmål og konflikter opstår der mellem dig og lejer.

En gennemtænkt afregningsperiode giver ro, struktur og tryghed for både udlejer og lejer.

Vigtigt at huske: Få styr på afregningsperioden

Afregningsperiode er en nøglefaktor i god og lovlig udlejning. Som udlejer i København skal du kunne dokumentere forbruget og sende regnskab til tiden – ellers risikerer du økonomiske tab og utilfredse lejere. Gør det nemt for dig selv ved at vælge faste perioder, dokumentere alt og overholde alle frister. Det skaber tillid og sikrer, at du lever op til lovens krav.

Afregningsperiode handler om både økonomi, gennemsigtighed og lovpligtige frister – få det på plads fra start, så undgår du problemer senere.