Forbrugsregnskab

Forbrugsregnskab i praksis

Som udlejer i København er du forpligtet til at udarbejde et forbrugsregnskab, hvis du opkræver aconto for varme, vand eller el. Forbrugsregnskabet skal være skriftligt, følge faste frister og give lejeren et klart overblik over, hvordan deres betalinger stemmer overens med det faktiske forbrug. Et korrekt og rettidigt forbrugsregnskab er ikke kun et lovkrav, men også en vigtig del af et tillidsfuldt lejeforhold. Det sikrer, at du ikke opkræver for meget eller for lidt, og at lejeren kan kontrollere, at alt foregår retfærdigt og gennemsigtigt.

Et korrekt og rettidigt forbrugsregnskab er lovpligtigt og skaber tryghed for begge parter

Hvad skal et forbrugsregnskab indeholde?

Et forbrugsregnskab skal som minimum indeholde følgende oplysninger:

• Den samlede udgift for hele ejendommen: Oplys, hvad den samlede regning for varme, vand eller el har været for hele ejendommen i regnskabsperioden.
• Lejerens andel udregnet efter fordelingsnøgle: Angiv, hvordan lejers andel er beregnet – fx ud fra boligens størrelse (m²), måleraflæsning eller anden fordelingsnøgle, der er aftalt i lejekontrakten.
• Det beløb lejer har betalt aconto: Opgør, hvor meget lejer allerede har indbetalt i aconto i løbet af perioden.
• Differencen – altså restbetaling eller tilbagebetaling: Beregn, om lejer skal betale mere, eller om der skal ske en tilbagebetaling, hvis der er betalt for meget.

Det er en god idé at vedlægge kopi af regninger, måleraflæsninger og eventuelle fordelingsopgørelser, så lejeren kan se, hvordan tallene er fremkommet. Du kan få hjælp til regnskabet via administrator, varmeregnskabsfirma eller digitale værktøjer, som gør det lettere at holde styr på alle poster.

Et overskueligt regnskab forebygger uenigheder og styrker din troværdighed som udlejer

Frister for forbrugsregnskab

Som udlejer har du 12 måneder fra regnskabsperiodens slutning til at aflevere forbrugsregnskabet til lejeren. Det betyder, at hvis regnskabsåret slutter 31. december, skal regnskabet være afleveret senest 31. december året efter. Når lejeren har modtaget regnskabet, har de 6 uger til at gøre indsigelse, hvis de mener, der er fejl eller mangler. Hvis der er et restbeløb, har du som udlejer 3 måneder til at opkræve det fra lejeren. Hvis du overskrider fristen for at aflevere regnskabet, mister du retten til at kræve efterbetaling, men du skal stadig tilbagebetale eventuelle overskydende beløb til lejeren.

Overholder du ikke fristerne, mister du retten til at opkræve restbeløb

Hvad sker der ved fraflytning?

Hvis lejer fraflytter midt i en regnskabsperiode, gælder særlige regler:

• Du skal stadig lave et regnskab, når perioden er slut: Selvom lejer er fraflyttet, har de krav på at få deres andel af forbrugsregnskabet opgjort, når de endelige tal foreligger.
• Lejeren har ret til at få sin andel tilbage eller betale sin andel: Hvis der er betalt for meget, skal du tilbagebetale det overskydende beløb. Hvis der er betalt for lidt, kan du opkræve restbeløbet.
• Du må ikke tilbageholde hele depositummet, men kun et rimeligt skøn af evt. restbetaling: Du kan tilbageholde et beløb, der svarer til det forventede restforbrug, men ikke mere end nødvendigt. Når regnskabet er opgjort, skal du afregne det endelige beløb.

Det er vigtigt at lave et klart estimat ved fraflytning og opgøre regnskabet, så snart du har de endelige tal fra forsyningsselskabet.

Lav et klart estimat ved fraflytning og opgør regnskabet, når du har endelige tal

Sådan bruger du forbrugsregnskab effektivt som udlejer i København

• Vælg en klar fordelingsnøgle (fx m² eller måleraflæsning): Sørg for, at fordelingsnøglen er beskrevet i lejekontrakten, så der ikke opstår tvivl om, hvordan forbruget fordeles.
• Opkræv aconto realistisk – hverken for lavt eller for højt: Brug tidligere års forbrug eller gennemsnitstal for lignende boliger som udgangspunkt, så du undgår store efterregninger eller tilbagebetalinger.
• Brug digitale værktøjer eller ekstern regnskabsservice: Digitale løsninger kan gøre det nemmere at holde styr på betalinger, forbrug og regnskaber, især hvis du har flere lejemål.
• Informér tydeligt i lejekontrakten om forbrugsafregning: Beskriv, hvordan aconto opkræves, hvordan regnskabet udarbejdes, og hvilke frister der gælder.
• Gør regnskabet gennemskueligt for lejer: Vedlæg dokumentation, forklar beregningerne og vær åben for spørgsmål, så lejer føler sig tryg og informeret.

En gennemsigtig og veldokumenteret håndtering af forbrugsregnskabet styrker dit forhold til lejeren, minimerer risikoen for konflikter og sikrer, at du overholder alle lovkrav som udlejer i København.