Dørtelefon / adgangssystem

Hvad er Dørtelefon / adgangssystem?

Som udlejer i København er du ansvarlig for, at lejeren får adgang til ejendommens dørtelefon eller adgangssystem. Det kan være klassiske dørtelefoner med ringeknap, nøglebrikker, kodebokse eller digitale løsninger via app. Adgangssystemet skal fungere korrekt ved indflytning, og du bør sikre korrekt navn på ringetabel og evt. nulstilling af koder. Hvis adgangssystemet ikke fungerer, eller hvis lejer ikke får de nødvendige nøgler eller brikker, kan det skabe store frustrationer og praktiske problemer for både dig og lejer.

Dørtelefon / adgangssystem er en praktisk men vigtig del af udlejningen, som kan skabe problemer, hvis det ikke håndteres korrekt.

Hvad dækker et adgangssystem over?

Adgangssystemet i en ejendom kan omfatte:

• Dørtelefon med opkaldsfunktion, hvor besøgende kan ringe direkte op til lejligheden og blive lukket ind
• Nøglebrikker eller -kort, som giver adgang til hoveddør, opgange, cykelkælder og andre fællesarealer
• Fysiske nøgler til opgang, kælder, postkasse og eventuelle depotrum
• Elektronisk adgang via app eller kode, hvor lejer kan åbne døre fra sin mobiltelefon eller ved at indtaste en kode
• Porttelefoner med kamera, som giver ekstra sikkerhed og mulighed for at se, hvem der ringer på

Du bør vide præcis, hvordan adgang gives og sikres, før lejeren flytter ind. Det gælder både for hoveddør, fællesarealer og eventuelle ekstra faciliteter som vaskeri eller cykelrum.

Mange moderne ejendomme bruger nøglefri adgang – det kræver særlig håndtering som udlejer.

Hvad skal du som udlejer sikre ved udlejning?

• At lejeren får adgang til alle nødvendige nøgler/brikker, så de kan komme ind i både lejligheden, opgangen og relevante fællesrum
• At navnet opdateres på dørtelefonen, så posten, gæster og servicefolk kan finde frem til lejer uden problemer
• At koder og digitale adgangsløsninger nulstilles ved lejerskifte, så tidligere beboere ikke har adgang
• At adgangssystemet virker og ikke er defekt, og at eventuelle fejl udbedres inden indflytning
• At relevante oplysninger gives til lejer ved indflytning, fx brugervejledning til app, kode eller brik, og kontaktoplysninger ved problemer

Det er en god idé at lave en oversigt over, hvor mange nøgler og brikker der udleveres, og at få lejer til at kvittere for modtagelsen. Det gør det lettere at holde styr på adgangsenheder og forebygger tvivl ved fraflytning.

En manglende nøgle eller forkert navn på dørtelefonen kan skabe stor frustration hos lejeren.

Hvem har ansvaret for vedligeholdelse?

Adgangssystemet er oftest en del af ejendommens fællesinstallationer. Det betyder, at ejer- eller andelsforeningen har det tekniske ansvar for drift, reparation og udskiftning af systemet. Du som udlejer har dog ansvaret for at sikre, at lejeren har adgang og korrekt information ved indflytning og fraflytning. Hvis der opstår fejl, skal du som udlejer tage kontakt til administrator eller bestyrelse, så problemet kan blive løst hurtigt.

Hvis adgangssystemet er digitalt, kan det være nødvendigt at opdatere software eller nulstille adgangskoder, hvilket ofte kræver kontakt til administrator eller leverandør.

Ved fejl skal du kontakte administrator eller bestyrelsen – men det er stadig dig, lejeren kontakter først.

Hvad hvis der skal udleveres ny adgang?

Hvis brikker eller nøgler mistes, eller der er behov for ekstra sæt, skal du som udlejer håndtere det – eller oplyse, hvor lejeren kan henvende sig. Nogle foreninger kræver, at udlejeren selv bestiller via administrator, mens andre tillader, at lejer selv kan bestille mod betaling. Det er vigtigt at have klare aftaler om, hvem der betaler for ekstra nøgler eller brikker, og at du som udlejer altid har overblik over, hvor mange adgangsenheder der er i omløb.

Du bør sikre, at lejer ikke selv bestiller nye adgangsenheder uden din viden, så du altid har kontrol med, hvem der har adgang til ejendommen.

Du bør sikre, at lejer ikke selv bestiller nye adgangsenheder uden din viden.

Sådan bruger du Dørtelefon / adgangssystem effektivt som udlejer

• Gennemgå adgangssystemet ved overdragelse, og test at alle nøgler, brikker og koder virker
• Inkludér adgangsinformation i indflytningsrapport, så både du og lejer har dokumentation for, hvad der er udleveret
• Brug §11 til at præcisere adgangsforhold og eventuelle særlige regler for brug af adgangssystemet
• Hold styr på antal nøgler/brikker, og få kvittering fra lejer ved udlevering og aflevering
• Udskift eller nulstil koder ved hvert lejerskifte, så tidligere lejere ikke har adgang til ejendommen

En grundig og systematisk håndtering af adgangssystemet skaber tryghed for både dig og lejer og minimerer risikoen for konflikter eller misbrug.

En professionel håndtering af adgangssystemet skaber tryghed og færre konflikter.