Tvist om synsrapport

Når lejer gør indsigelse – forstå tvist om synsrapport

Som privat udlejer i København skal du ved fraflytning udarbejde en synsrapport, hvor boligens stand vurderes og dokumenteres. Men hvad gør du, hvis lejeren er uenig i rapportens indhold? En tvist om synsrapport kan opstå, hvis lejer nægter at anerkende beskrevne skader, mener noget er almindeligt slid, eller synes opkrævningen er urimelig. Det er afgørende, at du kender reglerne, har styr på dokumentationen og håndterer situationen professionelt. En veldokumenteret og korrekt håndteret synsrapport er dit vigtigste værktøj, hvis sagen ender i Huslejenævnet eller retten.

En tvist om synsrapport kan hurtigt udvikle sig – men med god dokumentation og kendskab til reglerne står du stærkere som udlejer

Hvad er en tvist om synsrapport?

En tvist om synsrapport er en uenighed mellem udlejer og lejer om, hvad der blev konstateret ved fraflytningssynet. Det kan handle om:

• Hvorvidt en skade er almindeligt slid eller en reel misligholdelse, der kan kræves udbedret
• Omfanget og typen af udbedringer, fx om det er nødvendigt at male hele boligen eller kun enkelte rum
• Rigtigheden af den skriftlige rapport, fx hvis lejer mener, at rapporten ikke afspejler det, der blev gennemgået ved synet
• Om rapporten blev udarbejdet og fremsendt rettidigt i henhold til lejelovens frister

Hvis lejer protesterer eller nægter at anerkende indholdet, er der tale om en tvist, som du skal kunne dokumentere og håndtere korrekt.

En tvist om synsrapport handler ofte om, hvem der skal betale – og hvorfor

Hvornår opstår en tvist om synsrapport?

En tvist opstår typisk, når:

• Lejer mener, at du kræver for meget, eller at kravene ikke er rimelige i forhold til boligens alder og stand
• Lejer ikke har underskrevet rapporten og gør indsigelse efterfølgende, fx hvis de ikke deltog i synet eller ikke var enige i vurderingen
• Udlejer overskrider fristen for udarbejdelse eller fremsendelse af rapporten, hvilket kan betyde, at du mister retten til at gøre krav gældende
• Der mangler dokumentation, fx før-billeder, detaljerede beskrivelser eller underskrift fra lejer

Som udlejer skal du være ekstra opmærksom, hvis lejer ikke deltager i synet, nægter at skrive under eller efterfølgende gør indsigelse.

Mange tvister om synsrapport skyldes dårlig forberedelse og manglende dokumentation

Sådan forebygger du en tvist om synsrapport

Du kan som udlejer tage flere skridt for at undgå tvister om synsrapporten:

• Indkald skriftligt til fraflytningssyn i god tid, så lejer har mulighed for at deltage og forberede sig
• Brug en professionel og neutral part til synet, fx en administrator eller ekstern synsmand, hvis du vil sikre en objektiv vurdering
• Tag før- og efterbilleder med tydelig tidsstempel, så du kan dokumentere boligens stand både ved indflytning og fraflytning
• Sørg for at få underskrift fra lejer på synsrapporten, eller dokumenter hvis lejer nægter at skrive under eller ikke møder op
• Send rapporten til lejer senest 14 dage efter synet, så du overholder lejelovens frister og undgår at miste retten til at gøre krav gældende

Jo mere gennemsigtig og systematisk processen er, desto mindre risiko er der for konflikt og misforståelser.

En god synsproces med dokumentation mindsker risikoen for tvist

Hvad gør du, hvis lejer gør indsigelse?

Hvis lejer er uenig i synsrapportens indhold, skal du:

1. Sende en skriftlig redegørelse til lejeren, hvor du forklarer, hvorfor du fastholder rapportens konklusioner og hvilke regler, du har fulgt
2. Vedlægge dokumentation, fx billeder, fakturaer, synsrapport og eventuelle vurderinger fra håndværkere, der underbygger dine krav
3. Skrive præcist, hvad der er modregnet i depositum, og hvorfor du mener, at det er berettiget
4. Gøre klart, at lejer har mulighed for at klage til Huslejenævnet, hvis de fortsat er uenige, og at du er villig til at fremlægge al dokumentation

Hold altid tonen saglig og respektfuld, og undgå at lade konflikten blive personlig. En grundig og veldokumenteret redegørelse kan ofte afklare misforståelser og vise, at du handler professionelt og i overensstemmelse med reglerne.

En saglig redegørelse med bilag kan afklare meget – og vise din professionalisme som udlejer

Hvorfor er tvist om synsrapport vigtigt for udlejere i København?

København har et aktivt lejeboligmarked, og mange private udlejere udlejer deres egen bolig eller mindre ejendomme. Det betyder, at der ofte er stor udskiftning, og at både lejere og udlejere kan have forskellige forventninger til boligens stand ved fraflytning. En dårlig håndteret tvist om synsrapport kan føre til klager, tabt depositum, langvarige sager i Huslejenævnet eller endda retssager. Det kan også skade dit omdømme som udlejer og gøre det sværere at tiltrække nye lejere.

Tvister om synsrapport er blandt de hyppigste sager i Huslejenævnet i København

Sådan håndterer du tvist om synsrapport effektivt som udlejer

For at stå stærkt, hvis der opstår tvist om synsrapporten, bør du:

• Udarbejde en professionel og detaljeret synsrapport med fotos, beskrivelser og eventuelle vurderinger fra fagfolk
• Være præcis og realistisk i dine vurderinger, så kravene står mål med boligens alder, stand og tidligere brug
• Dokumentere både før- og efter-stand, så du kan bevise, at skader eller mangler er opstået i lejeperioden
• Sørge for korrekt fremsendelse og overholdelse af alle frister, så du ikke mister retten til at gøre krav gældende
• Foreslå en dialog med lejeren, hvis der er uenighed, men stå fast på dine krav, hvis du har dokumentation

En klar, gennemsigtig og veldokumenteret proces gør det lettere at vinde tillid hos lejeren – og styrker din sag, hvis sagen ender i nævnet eller retten.

Et klart og roligt overblik over din proces gør det lettere at vinde tillid – eller en nævnsafgørelse