Indflytningsrapport

Gratis skabelon til indflytningsrapport

Download vores gratis skabelon og brug den til at dokumentere boligens stand, fejl og mangler ved indflytning.

Download (PDF) · Download (Word)

Indflytningsrapporten har stor betydning for dig som udlejer

Indflytningsrapporten er et af de vigtigste dokumenter, du som udlejer kan udfylde, når en ny lejer flytter ind. Rapporten fastlægger boligens tilstand ved overtagelsen og giver dig solid dokumentation, hvis der senere opstår uenigheder om skader, slid eller istandsættelse ved fraflytning. I København, hvor udlejning ofte sker hurtigt og til skiftende lejere, er det ekstra vigtigt at sikre sig med klar og detaljeret dokumentation. En grundig indflytningsrapport beskytter både dig og lejeren, fordi den skaber gennemsigtighed og fælles forståelse for boligens stand fra dag ét.

Hvad er en indflytningsrapport?

En indflytningsrapport er en skriftlig optegnelse af lejemålets stand ved overdragelsen til lejeren. Rapporten beskriver boligens rum, overflader, inventar, installationer og eventuelle fejl, mangler eller slid. Den kan og bør suppleres med fotos (indflytningsbilleder), så du har visuel dokumentation for alle forhold. Indflytningsrapporten fungerer som det centrale bevis, hvis der senere opstår tvist om, hvorvidt skader eller mangler var til stede ved indflytning, eller om de er opstået under lejeperioden. Rapporten bør gemmes digitalt sammen med billeder og eventuelle bemærkninger fra lejeren.

Indflytningsrapporten er udlejerens dokumentation for, hvordan boligen så ud, da lejer flyttede ind – og den er din bedste beskyttelse, hvis der senere opstår tvivl.

Hvorfor er indflytningsrapport vigtig for udlejere i København?

Som udlejer i København er du ofte i kontakt med lejere, der kun bliver i boligen kort tid, og hvor udskiftningen kan være hyppig. Når boligen skal genudlejes, er det afgørende at kunne bevise, hvilken stand den var i ved indflytningen – både overfor lejeren, kommende lejere og eventuelt Huslejenævnet. En grundig indflytningsrapport gør det nemmere at dokumentere, hvem der har ansvaret for skader, slid eller mangler, og sikrer en fair og gennemsigtig brug af depositummet. Rapporten beskytter dig mod uretmæssige krav og gør det lettere at forklare og dokumentere dine krav, hvis der opstår uenighed ved fraflytning.

For udlejere, der udlejer mere end én beboelseslejlighed, er indflytningssyn og indflytningsrapport desuden et lovkrav. Reglerne følger af lejelovens § 9. Udlejer du kun én bolig, er du som udgangspunkt ikke omfattet af dette krav, men rapporten er stadig et vigtigt redskab til at dokumentere boligens stand.

En god indflytningsrapport gør det nemmere at dokumentere ansvar for skader, undgå misforståelser og sikre en fair brug af depositummet.

Hvornår skal indflytningsrapporten udleveres?

Hvis du som udlejer er omfattet af pligten til at afholde indflytningssyn, skal indflytningsrapporten udleveres til lejeren ved synet. Hvis lejeren ikke er til stede ved synet eller ikke vil kvittere for modtagelsen, skal rapporten sendes til lejeren efterfølgende inden for den frist, der følger af lejeloven.

Lejeren har samtidig mulighed for at gøre opmærksom på fejl og mangler ved boligen efter indflytningen. Som udgangspunkt skal lejeren meddele sådanne mangler til udlejeren senest 14 dage efter lejeforholdets begyndelse.

Det er derfor en god idé at kombinere indflytningsrapporten med billeder og en klar proces for lejers eventuelle bemærkninger. På den måde har begge parter dokumentation for boligens stand fra begyndelsen af lejeforholdet.

Sådan laver du en effektiv indflytningsrapport

• Brug en standard-skabelon med tjekliste, så du systematisk gennemgår alle rum, overflader, installationer og inventar
• Gennemgå boligen rum for rum sammen med lejeren, og notér alle forhold – også mindre fejl, slid eller mangler, så der ikke opstår tvivl senere
• Notér eventuelle fejl, slid eller særlige forhold, også selvom de virker ubetydelige – det kan få betydning ved fraflytning
• Tag billeder som supplement til rapporten, både oversigtsbilleder og nærbilleder af detaljer, skader eller slid
• Få både dig selv og lejer til at underskrive rapporten, så der er enighed om udgangspunktet for lejeperioden
• Gem rapporten digitalt sammen med billeder og eventuelle bemærkninger fra lejeren, så du hurtigt kan finde dokumentationen frem ved fraflytning

Jo mere systematisk og detaljeret din indflytningsrapport er, jo stærkere står du, hvis der opstår uenighed eller tvist ved fraflytning.

Bør rapporten underskrives af lejeren?

Ja – underskrift fra både lejer og udlejer er afgørende for, at rapporten har høj bevisværdi. Gennemgå rapporten sammen med lejeren og sørg for, at begge parter er enige om indholdet. Hvis lejeren nægter at skrive under, så notér det tydeligt i rapporten og send den alligevel til lejeren, fx pr. mail, sammen med billeder og en forklaring. Gem al kommunikation, så du kan dokumentere, at du har forsøgt at inddrage lejeren og sikre gennemsigtighed.

Uden underskrift mister rapporten værdi – men manglende medvirken fra lejer skal også dokumenteres grundigt, så du kan bevise, at du har gjort dit for at inddrage dem.

Hvad hvis lejeren ikke er enig?

Gennemgå rapporten sammen og justér den, hvis der er rimelige indvendinger eller bemærkninger fra lejeren. Hvis I ikke bliver enige om alle punkter, kan du notere, hvad I er uenige om, og lade begge parter underskrive med bemærkninger. Det er vigtigt, at uenigheder bliver noteret korrekt, så der ikke opstår tvivl senere. Enighed om rapporten er ikke et krav, men det er afgørende, at begge parter får mulighed for at komme med deres bemærkninger.

En uenighed er ikke farlig – så længe den bliver noteret korrekt i rapporten og begge parter har haft mulighed for at udtale sig.

Indflytningsrapport og depositum

Ved fraflytning bruges indflytningsrapporten som sammenligningsgrundlag, når der skal vurderes, om skader, slid eller mangler er opstået under lejeperioden. Det kan have stor betydning for, hvor meget af depositummet der skal tilbagebetales, og om du som udlejer kan kræve betaling for istandsættelse eller reparation. En grundig indflytningsrapport gør det lettere at forklare og dokumentere dine krav, og den beskytter dig mod uretmæssige krav fra lejeren.

Indflytningsrapporten er dit fundament, når du vurderer, om en istandsættelse skal dækkes af lejeren – og den er din bedste sikkerhed for en fair og gennemsigtig proces.

Indflytningsrapport vs. fraflytningsrapport

• Indflytningsrapporten dokumenterer boligens stand, når lejer flytter ind.
• Fraflytningsrapporten dokumenterer boligens stand, når lejer flytter ud.

De to rapporter fungerer derfor som et før- og efterbillede af lejemålet og gør det lettere at vurdere, om eventuelle skader eller ændringer er opstået i lejeperioden.

Læs også vores guide til fraflytningssyn.