Fotodokumentation

Hvad er fotodokumentation (indflytning/fraflytning)?

Fotodokumentation (indflytning/fraflytning) er en systematisk samling af billeder, som du som udlejer tager af lejemålet både før og efter lejeperioden. Formålet er at dokumentere boligens stand og skabe et objektivt bevis, hvis der senere opstår tvivl om skader, mangler eller mislighold. I København, hvor mange lejeforhold håndteres privat og udlejning ofte sker hurtigt, er billeddokumentation en af de mest effektive og sikre måder at undgå konflikter på. Fotodokumentation beskytter både dig og lejeren, fordi den gør det muligt at sammenligne boligens stand ved indflytning og fraflytning. Det kan være afgørende, hvis der opstår uenighed om, hvem der er ansvarlig for eventuelle skader eller ekstraordinært slid. I områder med stor udskiftning og høje forventninger til boligens stand er det ekstra vigtigt at have styr på denne dokumentation.

Fotodokumentation er dit stærkeste bevis ved uenighed om istandsættelse, rengøring eller tilbagebetaling af depositum.

Hvorfor er fotodokumentation vigtig for udlejere i København?

Som udlejer i København står du ofte alene med bevisbyrden, hvis der opstår uenighed med lejeren om boligens stand ved fraflytning. Uden tydelig fotodokumentation kan det være umuligt at dokumentere, om skader eller mangler er opstået under lejeperioden, og du risikerer at miste retten til at modregne i depositummet. Billeder giver visuel klarhed og gør enhver tvist nemmere at håndtere, fordi de viser præcis, hvordan boligen så ud på et givent tidspunkt. I praksis kan det være forskellen på at vinde eller tabe en sag i Huslejenævnet eller ved domstolene. Fotodokumentation er også en fordel for lejeren, fordi det sikrer, at de ikke hæfter for skader, der allerede var til stede ved indflytning.

Uden billeder kan du ikke bevise, hvordan lejemålet så ud – og du risikerer at tabe sagen, selvom du har ret.

Hvad skal du fotografere ved indflytning og fraflytning?

Ved både indflytning og fraflytning bør du fotografere:

• Alle vægge, gulve og lofter i hvert rum, så både overflader og eventuelle skader er synlige
• Køkken: overflader, hårde hvidevarer, skabe, bordplader, vask, komfur, ovn og emhætte – både indvendigt og udvendigt
• Badeværelse: klinker, armaturer, fuger, spejle, toilet, bruser og eventuelle skabe
• Vinduer og døre, både indefra og udefra, så eventuelle ridser, revner eller mangler kan dokumenteres
• Skabe, installationer og tekniske anlæg, fx el-tavle, radiatorer og termostater
• Målere for el, vand og varme, med tydelig aflæsning og dato
• Fællesarealer, hvis lejemålet har adgang til kælder, depotrum eller altan
• Sørg for god belysning og skarpe billeder – tag både oversigtsbilleder og nærbilleder af detaljer, hvor der er slid, pletter eller skader.

Dæk alle rum systematisk – og gem billederne i mapper med tydelig dato og beskrivelse.

Hvornår og hvordan skal fotodokumentationen laves?

Ved indflytning: Tag billeder umiddelbart før lejeren får nøglen, så du har dokumentation for boligens stand, inden lejer overtager. Vedlæg billederne som bilag til indflytningsrapporten og del dem gerne med lejeren, så der er enighed om udgangspunktet. Ved fraflytning: Tag billeder ved det fysiske flyttesyn, gerne sammen med lejer, så begge parter kan bekræfte boligens stand. Vedlæg billederne som dokumentation i flytterapport og flytteopgørelse. Brug mobiltelefon, digitalkamera eller en app, der automatisk tidsstempler billederne. Sørg for at tage billeder fra samme vinkler og positioner som ved indflytning, så sammenligningen bliver så retvisende som muligt.

Jo tættere på overdragelsen billederne er taget, desto stærkere står du, hvis der opstår tvivl.

Sådan bruger du fotodokumentation effektivt som udlejer

• Gem billederne digitalt, fx i Dropbox, Google Drive eller et andet sikkert system, hvor de ikke kan gå tabt
• Navngiv mapperne tydeligt, fx “Indflytning – Marts 2024” og “Fraflytning – April 2025”, og tilføj rum og dato til filnavnene
• Brug samme vinkler og placeringer ved ind- og fraflytning, så det er let at sammenligne billederne
• Brug billederne aktivt i flytterapport og flytteopgørelse, så du kan dokumentere dine krav eller tilbagebetalinger
• Del udvalgte billeder med lejeren for at skabe gennemsigtighed og undgå misforståelser
• Tag backup af billederne, så du altid kan finde dem, hvis der opstår en sag flere år senere
• En god billedrutine gør dig mere professionel, styrker din dokumentation og beskytter dig juridisk, hvis der opstår uenighed.

Enkle billeder kan være det, der gør forskellen mellem tab og fuld dækning – både økonomisk og juridisk.

Hvad gør du, hvis lejer er uenig i dine vurderinger?

Hvis der opstår uenighed om slid, skader eller rengøring, kan du bruge dine billeder til at vise ændringer over tid. Vis både før- og efterbilleder og forklar, hvad der er sket i perioden. Det gør det nemmere at forklare dine krav og dokumentere dem, hvis sagen ender i Huslejenævnet. Vær åben i din kommunikation og inviter lejeren til at se billederne, så de kan forstå baggrunden for dine vurderinger. Hvis der stadig er uenighed, kan billederne bruges som bevis i en eventuel klagesag.

Billeder giver klarhed og reducerer følelsesladede diskussioner – de gør det lettere at holde fokus på fakta.

Vigtigt at huske: Få styr på fotodokumentation (indflytning/fraflytning)

Fotodokumentation (indflytning/fraflytning) er en af de vigtigste rutiner, du som udlejer i København kan implementere. Det tager kun få minutter at tage billeder, men det kan spare dig for store økonomiske tab og mange timers besvær, hvis der opstår uenighed. Brug billederne som bevis, ikke som en eftertanke – og sørg for, at de er lette at finde og forstå. Med en systematisk tilgang til fotodokumentation står du stærkt, hvis der opstår tvivl, og du kan altid dokumentere, hvordan lejemålet så ud på de afgørende tidspunkter.

Fotodokumentation er ikke valgfrit – det er en nødvendighed for ansvarlige udlejere, der vil undgå konflikter og beskytte deres økonomi.