Skriftlig bekræftelse af aflevering

Hvorfor er skriftlig bekræftelse af aflevering vigtig for dig som udlejer i København?

Når en lejer flytter ud, er det afgørende for dig som udlejer at have styr på beviserne. En skriftlig bekræftelse af aflevering dokumenterer, at lejer har afleveret boligen og nøglerne – og præcist hvornår det er sket. Dette er din sikkerhed ved senere uenigheder om istandsættelse, fraflytningsdato eller tilbagebetaling af depositum. Skriftlig dokumentation beskytter dig som udlejer mod senere krav, misforståelser eller påstande om, at boligen ikke er afleveret korrekt. Bekræftelsen udarbejdes typisk i forbindelse med udflytningssynet, hvor både du og lejer gennemgår boligen sammen og noterer eventuelle mangler.

En skriftlig bekræftelse af aflevering er din bedste sikkerhed mod tvister om fraflytning og istandsættelse.

Sådan ser en skriftlig bekræftelse af aflevering ud

Bekræftelsen kan være en simpel mail, et fysisk dokument eller en underskrift på en afleveringsrapport. Den bør altid indeholde:

• Dato og klokkeslæt for aflevering
• Lejers og evt. udlejers navn og underskrift
• Antal nøgler, der er afleveret, og hvilke typer nøgler det drejer sig om
• En kort bekræftelse på, at lejemålet er overdraget, og at lejer ikke længere har adgang

Du kan med fordel bruge et standarddokument med tjekliste, hvor du også kan notere eventuelle mangler eller aftaler om istandsættelse. En enkel og tydelig bekræftelse kan spare dig for mange problemer senere, især hvis der opstår uenighed om, hvad der blev afleveret, og hvornår det skete.

En tydelig og udførlig bekræftelse gør det let at dokumentere, hvad der er aftalt ved fraflytning.

Hvornår skal du sikre dig en bekræftelse?

Den skriftlige bekræftelse skal indhentes samme dag som nøgleaflevering – helst i forbindelse med udflytningssynet. Her gennemgår du og lejer boligen sammen, noterer stand og eventuelle mangler, og begge parter underskriver bekræftelsen. Vent ikke flere dage, da det kan skabe usikkerhed om, hvornår overdragelsen fandt sted, og hvem der har ansvaret for eventuelle skader, der opstår efterfølgende.

Jo tættere på nøgleafleveringen du får bekræftelsen, desto stærkere står du juridisk.

Hvad hvis lejeren ikke vil skrive under?

Hvis en lejer nægter at skrive under på afleveringen, bør du selv dokumentere afleveringen så grundigt som muligt. Notér dato og klokkeslæt, tag billeder af boligen og nøglerne, og send en mail til lejeren med en opsummering af, hvad der er sket. På den måde har du stadig et bevis for, at afleveringen har fundet sted, og at lejer ikke længere har adgang. Det er især vigtigt, hvis der senere opstår uenighed om, hvem der har haft adgang til boligen efter fraflytning.

Selv hvis lejeren ikke samarbejder, kan du sikre dig bevis for afleveringen med grundig dokumentation.

Hvordan gemmer du bekræftelsen korrekt?

Gem bekræftelsen digitalt – fx som PDF, foto eller scannet dokument. Læg den i samme mappe som lejekontrakten, ind- og fraflytningsrapporter og depositum-afregning. Det gør det nemt at finde frem, hvis der opstår en klagesag eller tvist om fraflytning. En god arkivering af dokumentationen gør det lettere at bevise, hvad der er aftalt og afleveret, og sikrer, at du altid kan dokumentere din sag over for lejer eller myndigheder.

Hold styr på dine dokumenter – det gør afregningen lettere og mere tryg for dig som udlejer.

Er skriftlig bekræftelse et krav?

Der er ikke noget formelt krav i lovgivningen om skriftlig bekræftelse af aflevering, men det anbefales kraftigt. Særligt i København, hvor der ofte opstår uenigheder om istandsættelse og tilbagebetaling af depositum, er det et vigtigt værn for dig som udlejer. En skriftlig bekræftelse er en enkel og effektiv måde at beskytte dine rettigheder og undgå langvarige tvister.

Det er ikke et krav – men en klog praksis, der beskytter dine rettigheder og letter processen ved fraflytning.