Fraflytningsrapport

Fraflytningsrapport – dokumentation du ikke bør undvære som udlejer

Som udlejer i København er det afgørende at kunne dokumentere boligens tilstand, når en lejer flytter ud. Fraflytningsrapporten er dit vigtigste redskab til at undgå tvivl, konflikter og økonomiske tab. Den bruges til at dokumentere eventuelle skader, manglende vedligehold eller ekstraordinært slid, og danner grundlag for eventuelle fradrag i depositum.

Uden en korrekt og detaljeret fraflytningsrapport står du svagt, hvis der opstår uenighed med lejeren om boligens stand eller krav om betaling for istandsættelse. En veldokumenteret rapport beskytter både dig og lejeren, fordi den skaber gennemsigtighed og klarhed om, hvad der er konstateret ved fraflytning.

Hvad er en fraflytningsrapport?

En fraflytningsrapport er et dokument, der udfyldes ved lejers fraflytning. Rapporten indeholder en systematisk gennemgang af boligens rum, inventar, overflader og installationer – med bemærkninger om slid, skader, mangler eller manglende rengøring. Den bør også indeholde oplysninger om måleraflæsninger, nøgler og eventuelle særlige forhold, der er konstateret ved gennemgangen. Fraflytningsrapporten fungerer som det centrale bevis, hvis der senere opstår tvist om, hvorvidt skader eller mangler var til stede ved fraflytning, og om du som udlejer har ret til at modregne i depositummet.

Fraflytningsrapporten beskytter både dig og lejeren ved at gøre boligens stand tydelig, veldokumenteret og let at gennemskue.

Hvorfor er fraflytningsrapport vigtig for udlejere i København?

I København er lejemarkedet presset, og mange lejemål går hurtigt videre til næste lejer. Det betyder, at du ofte har kort tid til at gennemgå boligen og sikre, at alt er i orden, før en ny lejer flytter ind. En grundig fraflytningsrapport er afgørende for at kunne dokumentere præcist, hvilken stand boligen var i ved fraflytning, så du kan kræve erstatning for skader eller undgå uretmæssige krav fra lejeren. Hvis du ikke har en rapport, risikerer du at stå uden bevis, hvis sagen ender i Huslejenævnet eller ved domstolene. Rapporten er også din sikkerhed for, at du ikke kommer til at betale for skader, som er opstået efter lejers fraflytning.

En grundig fraflytningsrapport er nøglen til at kunne tilbageholde en del af depositummet med god juridisk dækning og undgå uretmæssige krav.

Sådan laver du en god fraflytningsrapport

• Brug en fast skabelon med tjekliste, så du sikrer, at alle rum, overflader og installationer bliver gennemgået systematisk
• Gennemgå boligen rum for rum og notér alle forhold, både almindeligt slid, skader, mangler og rengøringsniveau
• Tag billeder som bilag til rapporten – både oversigtsbilleder og nærbilleder af skader eller særlige forhold
• Notér dato og tidspunkt for gennemgangen, samt hvem der deltog (udlejer, lejer, evt. tredjepart)
• Aflæs og noter målere for el, vand og varme, så du har dokumentation for forbruget ved fraflytning
• Underskriv rapporten sammen med lejeren, hvis muligt, så begge parter bekræfter indholdet og undgår senere uenighed
• Vedlæg rapporten som bilag til flytteopgørelse og eventuelle krav om betaling eller modregning

Sørg altid for at begge parter underskriver – det øger bevisværdien betydeligt og gør det lettere at løse eventuelle tvister.

Hvad hvis lejeren ikke vil underskrive?

Hvis lejeren ikke vil underskrive fraflytningsrapporten, kan du som udlejer stadig gennemføre gennemgangen og notere, at lejer ikke deltog eller nægtede at underskrive. Tag ekstra mange fotos og skriv det tydeligt ind i rapporten, så det fremgår, at du har forsøgt at inddrage lejeren. Send rapporten til lejeren sammen med billeder og en forklaring på, hvad der er konstateret. Gem al kommunikation, så du kan dokumentere, at du har gjort alt for at inddrage lejeren og sikre gennemsigtighed.

Din dokumentation er stadig gyldig – men grundig billeddokumentation og skriftlig kommunikation bliver endnu vigtigere, hvis sagen ender i nævnet.

Brug fraflytningsrapport til istandsættelse og håndværkere

En god rapport giver dig overblik over, hvad der skal istandsættes, og gør det lettere at indhente tilbud fra håndværkere. Den sikrer, at istandsættelsen tager højde for reelle skader og slitage, og at du ikke betaler for mere end nødvendigt. Rapporten kan bruges som arbejdsdokument for håndværkere, så de ved præcis, hvad der skal udbedres, og du kan følge op på, at arbejdet bliver udført korrekt. Det gør det også lettere at dokumentere udgifter over for lejeren, hvis du skal modregne i depositummet.

Brug rapporten som arbejdsdokument – så får du bedre styr på processen, undgår ubehagelige overraskelser og kan dokumentere alle udgifter.

Digital eller papir? Begge dele er ok – bare det bliver gjort

Uanset om du bruger en fysisk tjekliste eller en digital app til flytterapporter, er det vigtigste, at det bliver gjort grundigt og systematisk. Flere udlejere i København bruger i dag apps med fotodokumentation, automatisk arkivering og mulighed for at dele rapporten direkte med lejeren. Digitale løsninger gør det nemmere at opbevare, finde og fremsende rapporten, hvis der senere opstår spørgsmål eller klager. Du kan også nemt tage backup og sikre, at rapporten ikke går tabt.

Digital fraflytningsrapport gør det nemmere at dele, opbevare og fremsende rapporten – og den går aldrig tabt i en skuffe. Vælg den løsning, der passer bedst til dig, men sørg for at rapporten altid er let tilgængelig, hvis du får brug for den.