Tilstedeværelse ved syn (lejer og udlejer)

Hvorfor tilstedeværelse ved syn er vigtigt i praksis

Når en lejer flytter ind eller ud, opstår der ofte spørgsmål om boligens stand, småskader eller mangler, som kan føre til uenigheder, hvis de ikke håndteres korrekt. Tilstedeværelse ved syn (lejer og udlejer) er derfor et vigtigt værktøj for dig som udlejer – især i København, hvor udlejninger går hurtigt, og forventningerne til både bolig og proces er høje. Ved at være til stede og gennemgå boligen sammen med lejeren, får du mulighed for at dokumentere alt, svare på spørgsmål og skabe et fælles udgangspunkt for lejeaftalen. Det handler om tryghed, gennemsigtighed og at undgå misforståelser, der kan udvikle sig til konflikter senere.

En fælles synsgennemgang forebygger tvivl og styrker tilliden mellem udlejer og lejer.

Hvad er tilstedeværelse ved syn (lejer og udlejer)?

Et syn er en fysisk gennemgang af lejemålet, hvor både lejer og udlejer deltager. Ved indflytning bør I sammen gennemgå alle rum, tage billeder, lave notater og underskrive en indflytningsrapport, hvor eventuelle fejl, slid eller mangler noteres. Det giver et klart billede af boligens stand fra starten. Ved fraflytning sammenholder I den oprindelige rapport med boligens aktuelle stand, noterer slid, skader eller manglende rengøring og gennemgår nøgleaflevering og aflæsning af forbrugsmålere. Når begge parter deltager, sikrer det, at alle observationer er fælles og kan dokumenteres, hvis der senere opstår uenighed om depositum eller ansvar.

En fysisk synsgennemgang er den bedste sikring mod fremtidige uenigheder.

Hvorfor er tilstedeværelse ved syn (lejer og udlejer) vigtigt for udlejere i København?

Markedet i København er præget af hurtige udskiftninger og høje forventninger til både udlejer og bolig. Tilstedeværelse ved syn er din mulighed for at vise professionalisme, skabe tillid og sikre, at alle forhold er afklaret fra start. Fordelene for dig som udlejer er mange:

• Mindre risiko for uenigheder om depositum, da alt er dokumenteret og underskrevet af begge parter
• Klar og fælles dokumentation for boligens stand, hvilket gør det lettere at håndtere krav om istandsættelse eller rengøring
• Et bedre forhold til lejeren, fordi processen opleves som retfærdig og gennemsigtig – også ved fraflytning

Når du prioriterer tilstedeværelse ved syn, viser du, at du tager både boligen og lejeren seriøst, hvilket ofte fører til færre klager og mere tilfredse lejere.

En grundig synsproces med begge parter til stede skaber ro og færre klager.

Hvad hvis lejer ikke kan være til stede?

Selvom det er klart at foretrække, at begge parter deltager, kan det ske, at lejeren ikke kan være til stede ved synet. I så fald bør du:

• Informere lejeren skriftligt om tidspunktet for synet og give mulighed for at sende bemærkninger på forhånd
• Tage grundige billeder af alle rum, installationer og eventuelle mangler, så du har visuel dokumentation for boligens stand
• Udfylde en rapport alene, hvor du noterer alle relevante observationer og sender den til lejeren for kommentarer eller underskrift
• Invitere lejeren til at kommentere rapporten eller stille spørgsmål efterfølgende, så processen stadig er gennemsigtig

Ved fraflytning har du som udlejer stadig ret til at gennemføre et syn uden lejer, men det er afgørende, at du kan dokumentere dine vurderinger grundigt, hvis der opstår uenighed om depositum eller ansvar.

Hvis lejer ikke møder op, bliver dokumentation endnu vigtigere for din sag.

Hvordan gennemfører du et godt syn?

Et effektivt syn kræver forberedelse og struktur. Sørg for at:

• Booke tid i god tid og informere lejeren om dato og tidspunkt, så begge kan planlægge
• Medbringe en tjekliste, så du systematisk gennemgår alle rum, installationer og fællesarealer
• Tage billeder af alle relevante forhold, både ved indflytning og fraflytning, så du har visuel dokumentation
• Være konkret og venlig i kommunikationen, så lejeren føler sig tryg og informeret gennem hele processen
• Få underskrift på rapporten fra begge parter, så der ikke opstår tvivl om, hvad der er konstateret

Brug gerne en digital skabelon eller app, hvor billeder og notater kan gemmes og deles med lejeren. Det gør det nemt at vende tilbage til rapporten, hvis der opstår spørgsmål eller tvister senere.

Gode syn giver gode aftaler – og færre tvister ved fraflytning.

Sådan bruger du tilstedeværelse ved syn (lejer og udlejer) effektivt som udlejer

Tilstedeværelse ved syn bør være en fast rutine, hver gang du udlejer en bolig. Det bør:

• Planlægges allerede ved indgåelse af lejekontrakt, så både du og lejer ved, hvad der forventes
• Noteres i kalenderen og meldes klart ud til lejeren i god tid, så alle kan forberede sig
• Gennemføres i ro og god tone, hvor der er plads til spørgsmål og kommentarer fra begge parter

Ved konsekvent brug af syn får du et stærkere juridisk grundlag, færre misforståelser og mere tilfredse lejere. Det styrker din position, hvis der opstår uenighed, og gør det lettere at håndtere krav om istandsættelse, rengøring eller tilbagebetaling af depositum.

Syn er ikke kun et krav – det er en investering i et godt udlejningsforløb.

‍